Regina Rausch - Meine Erfolgsstory

Mein eigener Chef

An meinem letzten Angestellten-Arbeitsplatz entwickelte ich die Idee, mich selbständig zu machen. Eine meiner Aufgaben war nämlich, Angebote aus zahlreichen Katalogen zusammenzustellen. Um diesen Papierbergen Herr zu werden und um den Überblick zu bewahren, habe ich ein Sortier- und Organisationssystem entworfen, und damit reifte die Idee für mein eigenes Unternehmen auf diesem Gebiet. Bei der Suche im Internet bin ich auf den Büro-Sortierdienst gestoßen und habe auch gleich ein Seminar bei Joachim Tielitz gebucht. Der Besuch war ein voller Erfolg, denn schon Tage später meldete ich das Gewerbe an.

Zu meinen ersten Klienten kam ich über Bestatter, da ich alle Bestatter im Umkreis angeschrieben und mein Angebot vorgestellt hatte. Die Angehörigen der Verstorbenen hatten vorher nichts mit deren Unterlagen oder Bankgeschäften zu tun und brauchten Unterstützung. Ich half ihnen nicht nur beim Organisieren der Unterlagen, sondern schulte sie auch im Umgang damit. Gerade viele ältere Klienten sind heute begeistert, dass sie die Bankgeschäfte und Behördengänge allein erledigen und selbst Entscheidungen treffen können.

Mein erster großer Auftrag

Eines Nachts träumte ich von einem früheren Kollegen, mit dem ich schon seit fünf Jahren keinen Kontakt mehr hatte. Am nächsten Morgen schickte ich ihm eine E-Mail, um mich nach seinem Wohlergehen zu erkundigen. Zwei Stunden später rief er mich an und fragte mich, wann ich kommen könne. Auf meine erstaunte Rückfrage erzählte er mir, dass er eine Zusatzaufgabe zu seiner Geschäftsführertätigkeit erhalten habe und dringend Unterstützung benötige. Er solle zehn Niederlassungen auflösen und abwickeln. Auf meiner Webseite hatte er gelesen, dass ich Papiere organisiere. Wir haben gleich einen Starttermin für dieses Projekt vereinbart.

Der Lerneffekt

Dieser Auftrag war sehr lehrreich für mich. Ich habe erkannt, dass in den meisten Menschen der Jäger- und Sammlertyp steckt. Es waren Unterlagen dabei, die schon vor 20 Jahren hätten vernichtet werden können. Selbst die Buchführungsunterlagen, die 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, waren schon uralt. Zeitschriften und Kataloge sind aufgehoben worden, weil darin Artikel waren, die noch jemanden interessieren könnten, vielleicht doch noch gebraucht wurden. Mit den Bergen an Büromaterial hätte man noch das nächste Jahrhundert locker überstanden. Aber das alles ist mir seitdem immer wieder begegnet und begegnet mir auch heute noch.

Eine Struktur für alles – einfach und schnell verständlich

Die Unterlagen haben wir alle sortiert, veraltete entsorgt und für das, was archiviert werden musste, habe ich eine einfache Ablagestruktur entwickelt. Damit konnte jeder Mitarbeiter arbeiten und selbst diejenigen, die neu ins Unternehmen kamen, haben sofort das System verstanden. Somit konnten die Projekte, die noch abgewickelt werden mussten, ganz einfach bearbeitet werden.

Geschichten aus dem Leben

Ich schaltete verschiedene Anzeigen, verschickte Werbeschreiben an Unternehmen und bekam die nächsten Anfragen.

Fallbeispiel 1: Eine Arbeitsvermittlung hatte Probleme, bei der Menge an vorhandenen Daten und Papier einem suchenden Unternehmen einen qualifizierten Mitarbeiter zu präsentieren. Ich habe eine Datenbank entwickelt, und mit einer Suchanfrage konnten leicht Mitarbeiter und suchende Unternehmen zusammengeführt werden. Der Geschäftsführer der Arbeitsvermittlung war so begeistert, dass er mich fragte, ob ich auch seine Büroorganisation, die Aufgabenverteilung und den Workflow strukturieren könne. Danach organisierte ich noch seine Buchführung und unterwies ihn in ein einfaches Buchhaltungsprogramm, so dass er seine Buchführung nun immer im Griff hat. Wenn er ab und an Fragen hat, sammelt er sie und wir treffen uns alle 3 Monate zu einem Update.

Fallbeispiel 2: Ein Geschäftsführer einer Unternehmensberatung suchte Unterstützung für einen Kollegen, der mit seinen Papierbergen nicht mehr klarkam. Nach einem Vorgespräch stellte sich heraus, dass jeder Geschäftsführer nach einem eigenen System arbeitete und keiner das System des anderen verstand. Viele Tätigkeiten wurden mehrmals erledigt und dadurch wichtige Ressourcen vergeudet. Wir erarbeiteten gemeinsam ein System für alle, das dann auch umgesetzt wurde. In dieser Zeit wurde die Entscheidung für einen Umzug des Unternehmens gefällt und ich bot den Geschäftsführern meine Hilfe für die Organisation des kompletten Umzugs an. Ihre anfängliche Skepsis habe ich gleich am nächsten Tag vertrieben, indem ich einen komplett erarbeiteten Umzugsplan vorlegte. Der Umzug wurde auch gleich zum „Ausmisten“ genutzt. Der Umzug fand an einem Wochenende statt, und wie besprochen saßen alle Mitarbeiter am Montag an ihren neuen Arbeitsplätzen mit den aktuellen Unterlagen und konnten ohne Zeitv erlust ihren Aufgaben nachkommen.

Fallbeispiel 3: Eine Beraterin für Praxismanagement sprach mich an, ob ich in einer Praxis das Coaching für die Büroorganisation übernehmen könne. Beim Vorgespräch erzählten mir die Ärzte, dass sie an der Universität ihr Fachgebiet erlernt hätten, aber nicht, wie man den Bergen von Papier Herr werden würde. Hauptaufgabe von Ärzten sei es, Patienten zu helfen und nicht, sich stundenlang mit Papierkram zu beschäftigen. Mit einem einfachen Ablagesystem und einer guten Aufgabenverteilung sind die Berge nun schnell beseitigt und wachsen auch erst gar nicht mehr an.

Fallbeispiel 4: Ein Projektmanager und Trainer sprach mich wegen eines Coachings zum Thema Prokrastination (Aufschieben von Erledigungen) an. Nach einem Vorgespräch vereinbarten wir einen Termin in seinem Büro, wo ich sah: Sein Problem war nicht die Prokrastination, sondern seine Jäger- und Sammlermentalität. Wir haben gemeinsam eine Struktur sowohl für seine Unterlagen als auch für seine Termine erarbeitet. Nach einer großen Aufräumaktion und der Organisation seiner Unterlagen und Termine ist er heute glücklich mit seinem System und kann die Arbeiten viel leichter erledigen.

Wollen Sie mit mir – will ich mit Ihnen?

Dies finden wir in einem gemeinsamen Gespräch heraus. Nach Terminvereinbarung komme ich zu Ihnen und verschaffe mir einen ersten Eindruck von Ihrer Verwaltung und Organisation. Sie beschreiben mir Ihre Abläufe, Probleme, Wünsche und Zielsetzungen. Sie erhalten in einem schriftlichen Beratungsprotokoll Vorschläge und Lösungsmöglichkeiten zur weiteren Vorgehensweise.

Meine Beratung beinhaltet:

1. Ist-Analyse vor Ort im Gespräch, um Stärken und Schwächen bei der Organisation der Unterlagen zu definieren und um ein Konzept für die Ablage zu entwickeln
2. Vorschläge zur Beseitigung von Schwachstellen und zur Optimierung der verschiedenen Abläufe, um die bestehenden Ressourcen effektiver nutzen zu können
3. Optimieren der Teamorganisation für besseres Arbeiten, gleiche Ziele und unternehmerisches Denken
4. Marketingkonzept zur Imagebildung und Corporate Identity
5. Analyse betriebswirtschaftlicher Zahlen und Kostensenkungsmöglichkeiten
6. Zukunftssicherungsmöglichkeiten
7. Dokumentation

Meine Zielgruppen:
sind mittelständische Unternehmen, Einzelkämpfer, kleine Unternehmen und Praxen.

Über mich

Organisation und Zahlen haben mich mein Leben lang interessiert und fasziniert. Gestartet als Sachbearbeiterin im Rechnungswesen, habe ich in verschiedenen Unternehmen sowohl die Verwaltung als auch den Einkauf kennengelernt. Da ich leidenschaftliche Autodidaktin bin, habe ich mir selbst und in Seminaren weiteres betriebswirtschaftliches Wissen beigebracht. Dies hat mich bei meiner Aufgabe als Projektcontrollerin sehr unterstützt. Mein Wissen habe ich danach noch mit einer Weiterbildung in Coaching und Projektmanagement erweitert. Als Niederlassungsleiterin eines Warenhauses wurde ich mit allen Themen konfrontiert, die ich heute bei anderen Unternehmern berate. Ich bin keine Theoretikerin, sondern berate praxisnah für die Praxis.

Den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen

Die meisten Unternehmer sind klasse, was ihre Fähigkeiten und ihr Wissen betrifft, aber in Organisation oder Mitarbeiterführung kennen sie sich nicht aus. Sie merken meist gar nicht, was in ihren Unternehmen schiefläuft. Obwohl sie hart arbeiten, sehen sie keinen Horizont. Der Blick eines Außenstehenden, der auch mal ein heißes Eisen angreifen kann, kann hier sehr viel zum Positiven verändern. Manchmal reicht es, wenn alle Mitarbeiter das Ziel kennen, um eine Lösung zu finden.

Mein Fazit

Ich habe oft Angebote für eine Festanstellung erhalten, aber immer abgelehnt. Die Selbständigkeit habe ich nicht bereut, obwohl ich heute mehr Zeit mit Arbeiten verbringe, aber nur, weil mir die Arbeit Spaß macht. Es gibt immer wieder neue Herausforderungen, die es zu lösen gilt.

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