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Aufbewahrungsfristen für Privathaushalte

Welche Unterlagen müssen verwahrt werden und wie lange?

Mindestens 2 Jahre aufheben:

  • Kaufverträge und Kassenbons
  • Rechnungen / Garantieunterlagen
  • Handwerkerrechnungen
  • Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notaren


Für fast alle Rechnungen gilt eine gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren. Geprüfte und bezahlte Rechnungen kann man allerdings schon vor Ablauf dieser Frist entsorgen - das schafft Platz im Ordner. 
Die Kündigung von Zeitschriften-Abos sollte man sich schriftlich bestätigen lassen. Diese Bestätigung kann nach spätestens einem Jahr in den Papierkorb.

 

Grundsätzlich gilt:

Man sollte Kaufverträge und Kassenbons mindestens für die Zeit der Gewährleistung oder Garantie verwahren. Die beträgt in den meisten Fällen zwei Jahre. Mit der Aufbewahrung können sie eine eventuelle Reklamation innerhalb dieser Zeit gewährleisten. 
Anders verhält es sich bei Anschaffungen, für die der Hersteller eine Extra- Garantie übernimmt. Bei solchen Waren sollten Kaufbeleg und Garantieschein so lange aufbewahrt werden, bis der Garantieanspruch verfällt. Bei höherwertigen Gütern würde ich die Belege generell aufheben, um bei Verlust oder späterem Verkauf einen Nachweis über den Wert zu haben.
Bitte beachten:
Bei bestimmten Sachverhalten haben auch Privatpersonen eine zweijährige Aufbewahrungsfrist zu beachten. Das bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die sie im Zusammenhang mit einem Grundstück erhalten haben. Zu den Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen und Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz in der Rechnung hinzuweisen.

Mindestens 5 Jahre aufheben:

Für Mängelansprüche bei der Herstellung, Planung oder Überwachung von Bauwerken gilt eine Fünf-Jahres-Frist. Sie sollten alle Unterlagen aufheben, die notwendig sind, um eine Reklamation oder einen Mängelanspruch zu dokumentieren.

30 Jahre aufheben:

  • Urteil
  • Mahnbescheide
  • Prozessakten

Lebenslang aufbewahren sollten Sie:

  • Ärztliche Gutachten
  • Ausbildungsurkunden
  • Zeugnisse
  • Taufschein
  • Geburtsurkunde
  • Heiratsurkunde
  • Kopien von Reisepass, Personalausweis und Führerschein
  • Sterbeurkunden von Familienangehörigen

Außerdem alle Unterlagen für die Rentenberechnung:
  • Arbeitsverträge
  • Gehaltsabrechnungen
  • Immatrikulationsbescheinigungen
  • Nachweis über sozialabgabepflichtige Tätigkeiten während der Ausbildung
  • Sozialversicherungsunterlagen inklusive der jährlichen 
    Sozialversicherungsnachweise

Wenn Sie nicht den Platz zur Verfügung haben, um alle Unterlagen so lange aufzubewahren, Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen sollten mindestens solange aufgehoben werden, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist.

Bankunterlagen und Kontoauszüge

Verträge über Sparguthaben und Kredite sollten grundsätzlich über die gesamte Laufzeit verfügbar sein. Ist der Sparvertrag ausgezahlt oder der Kredit bezahlt, können die Unterlagen vernichtet werden. 
Andere Bankbelege wie Scheckeinreichungen, Überweisungen und Kontoauszüge dienen als Zahlungsnachweise. Gesetzlich gilt seit dem 1. Januar 2002: Belege für regelmäßige Zahlungen, die über einen längeren Zeitraum getätigt werden (z. B. Miete), können noch vier Jahre später als Beweis herangezogen werden. 
Bei einmaligen Zahlungen gilt eine Frist von zwei Jahren. Fehlt nach Ablauf dieser Fristen dennoch ein Beleg, kann dieser bei der Bank angefordert werden. Allerdings haben die Banken entsprechende Unterlagen meist nur sechs Jahre in ihren Archiven und zum Teil werden für die nachträgliche Ausstellung Gebühren erhoben.

Versicherungsunterlagen:

Egal ob Haftpflicht-, Hausrat- oder Lebensversicherung, es gilt: 
Sämtliche Unterlagen zu diesen Versicherungen (Verträge, Änderungen, Statusberichte) grundsätzlich so lange aufbewahren wie die jeweilige Versicherung läuft. Anders verhält es sich bei sogenannten Prämienschreiben, also den Unterlagen, in denen die Versicherung den anfallenden Betrag für die Versicherungsleistungen einfordert. Diese Schreiben kann man nach der Bezahlung getrost wegwerfen.

Wohnungs- und Mietverträge:

Nach Beendigung des Mietverhältnisses sollten Mietverträge, deren Änderungen sowie Übergabeprotokolle bis zur Verjährungsfrist nach drei Jahren aufbewahrt werden. Nebenkostenabrechnungen können noch bis zu einem Jahr nach Erhalt angefochten werden. Einmal bezahlt kann man sich von ihnen trennen. Wer aber einzelne Posten über Jahre hinweg miteinander vergleichen möchte, der sollte die Nebenkostenabrechnung ca. 3 bis 4 Jahre aufbewahren.
• Mietvertrag
• Nebenkostenabrechnung
• Rechnungen, die bei Mietende für Kautions-, und Abstandsverhandlungen
    wichtig sind
  • Übergabeprotokoll

Wohneigentum:

Wer ein Haus oder eine Wohnung kauft, sollte alle Rechnungen sammeln, da sie im Falle eines Verkaufes helfen, den Wert des Hauses festzustellen.
• Grundbuchauszug
• Baurechnungen
• Bauzeichnungen
• Übergabeprotokolle, Bauabnahme
• Gebäudeversicherung
• Rechnungen, die bei einem Verkauf für Preisverhandlungen (Wertermittlung)
    wichtig sind

Private Steuerunterlagen:

Steuerbescheide müssen nicht aufbewahrt werden. Allerdings benötigt man bei einigen Anträgen auf staatliche Zuschüsse diese Bescheide auch rückwirkend. Zum Beispiel, wenn es um den Betrag für die Kindergartenkosten geht, müssen Eltern angeben, wie viel sie im Jahr verdienen. Auch bei der Feststellung von Pflegegeldzahlungen für einen Verwandten dienen Steuerbescheide als wichtige Bemessungsgrundlage. Unterlagen für die Berechnung der Einkommenssteuer sollten besonders sorgfältig aufbewahrt werden, wenn der Steuerbescheid nur vorläufig oder unter Vorbehalt einer Nachprüfung bewilligt wurde.
Belege über:
• Zins- und Mieteinnahmen
• Werbungskosten
• Sonderausgaben
Außergewöhnliche Belastungen können Sie - sofern Sie sie nicht noch für andere Zwecke brauchen - vernichten, sobald der Steuerbescheid für das betreffende Jahr vorliegt. Für diese Unterlagen gelten keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Allgemeine Tipps:

Wer unnötigen Papierkram vermeiden will, der sollte schon beim Brieföffnen unbedingt Werbung und Briefumschläge wegwerfen. Schon bei der Durchsicht der Post kann man einzelne Themen voneinander trennen und mit einem Textmarker z.B. Versicherungs- oder Vertragsnummern kennzeichnen. Das erspart beim Abheften Zeit. 
Hilfreich ist es auch jede Woche 1 bis 2 Stunden Zeit für den lästigen Bürokram einzuplanen.
Und denken Sie daran, wir helfen Ihnen gerne, sei es mit Informationen oder tatkräftiger Hilfe. Wenden Sie sich vertrauensvoll an einen unserer Partner.

Unsere Dienstleistungsangebote: Sortierdienst, Bürodienste, Büroorganisation,
Buchhaltungsservice, Qualitätsmanagement, Zeitmanagement, EDV Beratung, Digitale Archivierung, Aktenvernichtung, Seminare.

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