Digitales Archivieren:
Seit 1.1.2002 ist jedes steuerpflichtige Unternehmen verpflichtet, alle digital erstellten und steuerlich relevanten Unterlagen auch revisionssicher digital zu archivieren.
Zu diesen Unterlagen gehören alle Belege, die
in einem Warenwirtschafts-system erstellt wurden. Bei Emails gibt es die Regelung, entweder alle Emails, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen auszudrucken (aber unbedingt mit dem Quelltext) oder alle digital zu archivieren. In unserer schnelllebigen Informationsgesellschaft wird Vernetzung und der Zugriff auf gemeinsame Informationen immer wichtiger. Bauen Sie daher Ihre Papierberge ab. Stellen Sie sich vor: der Kunde ruft an, und auch wirklich alle in Ihrem Unternehmen finden mit einem Mausklick alle notwendigen Unterlagen, um die Anfrage zu lösen. Das ist kein Traum, sondern wird Wirklichkeit.
Die Vorteile des digitalen Archivierens auf einem Blick:
- Sie finden Ihr Dokument mit einem Mausklick – und zwar im ganzen Unternehmen!
- Sie haben mehr Zeit für Ihren Kunden, da Sie die Unterlagen nicht suchen müssen.
- Sie reduzieren Ihre Verwaltungskosten.
- Sie verkürzen die Bearbeitungszeit eines Beleges. Sie sparen Platz.
- Sie finden Ihr Dokument nach einem Stichwort, das im eingescannten Text vorhanden ist.
- Die Eingangspost ist sofort nach dem Einscannen korrekt abgelegt.
- Jeder Mitarbeiter und auch Sie können gleichzeitig das Dokument ansehen.
- Sie können nachverfolgen, in welchem Bearbeitungsstand jedes Dokument ist.
- Sie bearbeiten das Dokument in digitaler Form genau so, wie Sie es von der her Papierform gewohnt sind.
- Kundennähe ist nicht nur ein Wort, da Sie alle Belege mit einem Klick sehen.
Digitale Archivierung ist ein Thema für jedes erfolgreiche Unternehmen.
Wir beraten Sie gern, welches System für Sie passend ist.
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